Landelijke ontwikkelingen
Als uitwerking van het rapport van de commissie Depla Vernieuwing van begroting en verantwoording van gemeenten heeft het ministerie van BZK in de meicirculaire 2018 aangegeven dat het college van Breda vanaf 2021 een rechtmatigheidsverantwoording moet af geven. Hiermee legt het college aan de gemeenteraad expliciet verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van alle transacties die ten grondslag liggen aan de jaarrekening. Met de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt naar verwachting ook de controle(verklaring) van de accountant. Deze beperkt zich tot de getrouwheid van de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Met deze verandering beoogt de wetgever dat de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid bij het college komt te liggen. Hierdoor krijgt het gesprek tussen college en gemeenteraad over de rechtmatigheid en de kwaliteit van het onderliggende systeem van sturing en beheersing nadrukkelijker de aandacht in het debat.

Ambitie Breda
Hoewel de exacte invulling van de rechtmatigheidsverantwoording nog niet is  vastgelegd in wetgeving werkt het college gestructureerd aan het verbeteren  van sturing en beheersing van de organisatie. Met instrumenten als het Meerjarenverbeterprogramma 2018-2020, ondernemingsplannen en strategy deployment ligt de verantwoordelijkheid voor beleid en bedrijfsvoering nadrukkelijker bij het management met duidelijke verantwoordingslijnen naar concerndirectie en college.
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is de eerste stap in de ontwikkeling van de op termijn door het college af te geven in control statement over beleid en bedrijfsvoering.
Ter voorbereiding op de in het jaarverslag van 2021 verplichte expliciete rechtmatigheidsverantwoording stelde het college in overeenstemming met accountant en auditcommissie een plan van aanpak op om over 2020 te komen tot een in control statement over de financiële rechtmatigheid. De komende jaren breiden we de reikwijdte van het in control statement uit tot sprake is van een integrale verantwoording van het college over kwaliteit van sturing en beheersing.

Concrete invulling 2020
Met de uitvoering van het Meerjarenverbeterprogramma 2018-2020 legt de gemeente een belangrijke basis  voor de verdere ontwikkeling van de kwaliteit van sturing en beheersing binnen de belangrijkste (financiële) processen. De verdere uitvoering van het “three-lines-of-defense” model verduidelijkt rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.
Met periodieke managementrapportages monitoren we doelrealisatie, budgetrealisatie en de kwaliteit van de organisatie op de verschillende niveaus.
Het borgen van de kwaliteit van sturing en beheersing in de organisatie vraagt ook om (door)ontwikkeling van de control- en auditfunctie tot een volwaardige professionele functie die voldoet aan de geldende standaarden. Met deze (door)ontwikkeling én de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording / het in control statement neemt de afhankelijkheid van de externe accountant af. De auditfunctie beoordeelt jaarlijks, op basis van een door het college vast te stellen auditplan, de kwaliteit van sturing en beheersing binnen de organisatie en rapporteert de bevindingen met een interne management letter aan directie en college.

In 2020:

• Het college geeft een in control statement. Deze komt in de jaarrekening 2020.
• De accountant beoordeelt deze in control statement en rapporteert hierover aan de gemeenteraad in het jaarlijkse accountantsverslag.
• Daarnaast verstrekt de accountant een controleverklaring over 2020. Dit gaat over de rechtmatigheid en getrouwheid met hantering van de toleranties zoals vastgelegd in het controleprotocol van de raad.
• De accountant maakt bij de controlewerkzaamheden over 2020 zoveel mogelijk gebruik van de interne financial audits op de belangrijkste financiële processen. En voert de controlewerkzaamheden uit volgens het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader.